Bonnes pratiques : un cas concret
Andon est le plus utile lorsque les couleurs sont fidèles et que chaque changement de couleur s’accompagne d’une phrase d’explication. Ce chapitre suit un projet du début à la fin, puis propose une routine et quelques modèles de notes.
Un cas concret : la migration d’un serveur
Étape 1 : créer le projet. Créez un projet nommé Migration serveur, avec la description « Transférer le service de commandes vers le nouveau centre de données d’ici juin ». Renommez sa première tâche « Approche A : mise à jour en place » et rédigez le plan dans ses notes. Tout est blanc.
Étape 2 : le travail démarre. Passez l’approche A au vert. Le projet passe au vert.
Étape 3 : l’approche échoue. La mise à jour de test corrompt une copie des données. Passez l’approche A à l’orange : le projet passe à l’orange le temps de déterminer s’il s’agit d’un défaut à corriger ou d’une mauvaise approche (le chapitre 14 montre comment un tirage du Yi Jing peut vous y aider). À deux semaines de l’échéance et sans support de l’éditeur, vous arrêtez. Passez l’approche A au rouge, puis renseignez ses Propriétés :
Pourquoi cela s’est arrêté : l’outil de mise à jour a corrompu 3 % des lignes de la copie de test.
Situation à ce moment-là : outil en version 4.2, aucun contrat de support, deux semaines avant l’échéance.
Fonctionnerait si : l’éditeur corrige le défaut (ticket 1182), ou un contrat de support est signé.
Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer un point de contrôle. Le projet passe au rouge : sa dernière tâche est rouge.
Étape 4 : essayer une autre approche. Cliquez sur + Nouvelle tâche pour ajouter « Approche B : nouveau serveur et bascule » à la fin du projet, et passez-la au vert au démarrage du travail. Le projet repasse au vert, car sa dernière tâche est verte. L’approche A reste dans la liste à titre d’historique.
Étape 5 : un blocage survient. L’approche B nécessite un devis du fournisseur. Cliquez sur le + de sa ligne pour ajouter une sous-tâche, « Devis du fournisseur pour le nouveau serveur », et passez-la à l’orange. Dans ses notes, indiquez « En attente du devis du fournisseur, demandé le 3 avril ». L’approche B passe à l’orange, de même que le projet : un coup d’œil à la liste des projets suffit pour voir qu’il est en attente.
Étape 6 : lever le blocage. Le devis arrive. Passez la sous-tâche au vert. L’approche B et le projet passent au vert.
Étape 7 : conclure. La bascule réussit. Laissez les tâches en l’état, ajoutez une courte synthèse dans les notes de l’approche B, appuyez sur Ctrl+S, puis archivez le projet.
Étape 8 : un an plus tard. Vous préparez une nouvelle migration et recherchez « mise à jour en place ». Vous retrouvez l’approche A, relisez les raisons de son échec, vérifiez si le ticket 1182 a été corrigé, et prenez votre décision en quelques minutes au lieu de redécouvrir le problème.
Une routine hebdomadaire
- Parcourir. Ouvrez la liste des projets en vue icônes (Ctrl+G) et repérez l’orange et le rouge.
- Relancer. Pour chaque tâche orange, effectuez une relance, puis cliquez dessus avec le bouton droit et choisissez Relancé.
- Documenter. Repérez les boutons de signal : chacun correspond à une tâche orange ou rouge dont le motif n’est pas encore renseigné. Pour chaque tâche rouge ajoutée dans la semaine, vérifiez que ses Propriétés indiquent pourquoi le travail s’est arrêté, dans quelle situation, et ce qui pourrait changer la donne. Si un projet accumule les tâches rouges, envisagez de créer un projet dérivé dans un contexte plus adapté.
- Ranger. Vérifiez que la tâche qui reflète la situation actuelle figure en dernier dans chaque liste. Archivez les projets terminés.
Modèles de notes
Les tâches orange et rouges disposent de leur modèle intégré : leurs Propriétés (chapitre 6) indiquent ce qu’il convient de renseigner. Pour un projet sur le point d’être archivé, copiez ce modèle dans les notes de sa dernière tâche, celle qui reflète sa situation :
Résultat :
Ce qui a fonctionné :
Ce qu’il faudrait faire autrement : Les bonnes habitudes
- Indiquez le motif au moment où vous changez une couleur. Une semaine plus tard, vous ne vous en souviendrez plus. Le bouton de signal est là pour vous le rappeler.
- Donnez aux tâches des noms faciles à retrouver : nommez l’approche, et pas seulement l’étape (« Approche B : nouveau serveur et bascule », et non « Essai 2 »).
- Utilisez les liens de tâche pour relier une nouvelle tentative à l’ancienne tâche rouge dont elle tire les enseignements.
- Utilisez la comparaison pour choisir entre plusieurs options, et passez les options écartées au rouge en indiquant le motif.
- Appuyez sur Ctrl+S avant les réécritures importantes et aux étapes clés.
- Archivez plutôt que de supprimer.